为规范“办公自动化系统”（以下简称“OA系统”）的使用和管理，保证OA系统的安全、稳定和高效运行，以切实优化管理手段、提高办公效率和节约管理成本，特制定本规定。

第一章  总则

第一条  学院办公室是学院OA系统的综合管理部门，负责对OA系统的全面监管；党委办公室和学院办公室负责对OA系统公文处理的日常管理；网络信息管理中心是OA系统的技术保障部门，负责OA系统的建设、维护和技术管理，并为OA系统的正常运行提供必要的技术支持。

第二条  办公人员要熟悉OA系统中相关功能模块的使用方法，充分利用OA系统开展日常办公。

第三条  电子公文与纸质公文具有同等效力。学院全面实现办公自动化后，纸质文件原则上只作为上报及存档等使用。电子公文的办理为发文和收文办理，其工作流程与纸质公文工作流程基本相同（具体见OA系统内《四川理工学院OA系统公文公告收发方法》）。

第二章  使用规范

第四条  办公人员要保证文件处理的响应时间，原则上一般文件为3个工作日，急件（文件名前有1个红色的“！”）为1个工作日，特急件（文件名前有2个红色的“！”）随到随办。如有请假等特殊原因，须委托相关人员代为办理或在异地登录OA系统处理相关事务。

第五条  各部门文档管理员在上班期间应随时查看系统最新信息，并及时处理。对收到的公文应及时归档并转发给相关人员查阅。

第六条  公告、通知等公共信息在OA系统的发布，需按学院“两办”确定的模板流程办理。

第七条  OA系统中的内部新闻发布，需按学院宣传部确定的模板流程办理。

第八条  各部门发起的会议通知，应采用OA系统的“会议管理”功能办理，直接通知参会人员，并做“提前提醒”设置和流程跟踪处理。收到会议通知的参会人员应在OA中及时做流程回应，并通知本部门相关人员按时参会。

第九条  经党办或院办同意后，各部门可利用OA系统提供的“调查”和“讨论”功能，收集意见、建议或进行专项调查。

第十条  OA系统会自动对所有用户的使用情况进行记录，记录数据可作为相关考核的参考依据。

第三章   安全保密制度

第十一条  密码是OA系统使用安全的保证。OA系统在个人设置中提供了修改密码的功能，用户首次登录OA系统后应及时修改登录密码，并注意根据需要及时更换自己的密码。若发现登录密码被盗用，应及时向网络信息管理中心报告。

第十二条  办公人员使用OA系统应严格执行保密制度。秘密级别以上的文件按原有手工模式进行处理，暂不通过网络进行办理。

第十三条  办公人员应将OA系统中重要资料备份到个人计算机中，以防数据的丢失。网络信息管理中心系统管理员应对OA系统的数据进行备份，建立数据备份档案，以备系统出现问题时恢复数据。

第十四条  办公人员向OA系统上传的资料须先通过杀毒软件扫描，以防病毒在OA系统中传播。

第十五条  各使用人员在“调查”、“讨论”等公共信息区发布信息时，必须遵守国家相关法律、法规和学院制定的有关制度，不得发布反动、淫秽等不良信息，并注意不得泄露机密信息，确保办公信息安全。

第四章  附则

第十六条  本规定从2007年6月1日起实行。

                               中共四川轻化工大学委员会办公室

                         四 川 理 工 学 院 办 公 室

                                 二○二一年一月二十四日

【编辑：姜兰】